01 / Planung
Vorbereitung ohne Excel-Abhängigkeit.
Bewerbungen, Verträge, Onboarding, Unterweisungen, Schichtplanung und Freigaben werden zentral vorbereitet. Teams arbeiten in einem gemeinsamen System, aber mit klar getrennten Rechten.
Operations-Plattform für Festivals
Personal, Produktion und Gelände in einem kontrollierten System.
FestivalHub verbindet Mitarbeiter-App und Management-Backend für HR, Schichtplanung, Zeiterfassung, Live-Teamsteuerung, Kommunikation, GPS-Geländeplan, Fuhrpark und Line-up-Informationen. Entwickelt für Eventteams, die im laufenden Betrieb keine verstreuten Listen, Chats und Einzellösungen mehr riskieren wollen.
Ein SystemApp, Backend, Planung, HR und Live-Betrieb arbeiten zusammen.
RollenbasiertHR, Produktion, Management und Teams erhalten getrennte Zugriffe.
Live steuerbarSchichten, Durchsagen, Standorte und Fahrzeuge bleiben nachvollziehbar.
Management-Backend
Schematische Übersicht für Produktion, HR und Eventleitung.
SchichtplanungTeams, Bereiche, Stationen
HR & FreigabenBewerbungen, Verträge, Dokumente
ZeiterfassungGPS-gebunden, Pausen, Überstunden
Live-TeamsteuerungPositionswechsel
FuhrparkPlanung, Anfragen, Schäden
Die App zeigt Mitarbeitenden nur die Informationen, die für den aktuellen Einsatz relevant sind. Das Backend bleibt die Steuerzentrale für Planung und Management.
Warum FestivalHub
Für Produktionen, die während des Events Entscheidungen treffen müssen.
02 / Betrieb
Live-Steuerung statt statischer Plan.
Während des Events können Mitarbeitende in andere Positionen verschoben, Durchsagen verteilt, Standorte geprüft und Fahrzeuge kurzfristig angefragt werden.
03 / Nachweis
Dokumentation, die später noch nachvollziehbar ist.
Zeitbuchungen, Pausen, Überstunden, Dokumentenstatus, Fahrzeugschäden und relevante Ereignisse werden strukturiert erfasst. Das reduziert manuelle Nacharbeit nach dem Event.
App und Backend
Zwei Oberflächen. Ein gemeinsamer Betriebsstand.
FestivalHub ist nicht nur eine Mitarbeiter-App. Die mobile App bildet den Arbeitsalltag der Crew ab. Das webbasierte Backend gibt Produktionsleitung, HR und Management die nötige Kontrolle am PC oder Tablet.
Mitarbeiter-App
Für eingeteilte Mitarbeitende, Teamleitungen und mobile Crews auf dem Gelände.
DirektansichtSchicht, Chat, Line-up, Fuhrpark, Dokumente und wichtige Hinweise auf einen Blick.
ArbeitszeitGPS-gebundenes Ein- und Ausstempeln, Pausen und Überstunden.
KommunikationDirektchats, Teamchats und priorisierte Durchsagen auf dem Handy.
GeländeKarte, GPS-Funktionen und SOS-Meldungen mit genauer Position.
Management-Backend
Für Produktionsleitung, HR, Management und autorisierte Bereichsleitungen.
HR-SteuerungBewerbungen, Verträge, Dokumente, Onboarding und Freigaben.
PlanungSchichten, Bereiche, Stationen, Teams, Teamleiter und Einsatzdetails.
Live-LageTeamstatus, Positionswechsel, Durchsagen, GPS-Ansicht und Ereignisse.
BerechtigungenRollen, getrennte Bereiche und ausgeblendete Teamdaten für sauberen Zugriff.
Beispielhafter Backend-AusschnittRollenbasiert
| Modul | Zuständigkeit | Status |
|---|---|---|
| HR & Freigaben | HR-Team | Dokumente prüfbar |
| Live-Teamsteuerung | Produktion | Schichtbetrieb |
| Fuhrpark | Management | Anfragen & Schäden |
Funktionsumfang
Die Module decken Vorbereitung, Einsatz und Live-Betrieb ab.
Die vorhandenen App-Screens bleiben der visuelle Nachweis. Sie werden nicht dekorativ eingesetzt, sondern erklären die Funktionen, die Angestellte und Teams im Einsatz tatsächlich benötigen.
01 / Dashboard
Eine Direktansicht für den Arbeitstag.
Das Dashboard bündelt die wichtigsten Informationen für Mitarbeitende: aktuelle Schicht, Einstempeln, Schichtplan, Chat, Line-up, Fuhrpark, heutige Aufgaben und relevante Durchsagen. Der Einstieg soll nicht über mehrere Tools führen, sondern direkt zur nächsten notwendigen Aktion.
02 / HR
Bewerbungen und Freigaben werden zentral prüfbar.
FestivalHub unterstützt den HR-Prozess von der Bewerbung bis zur Einsatzfreigabe. Bewerbungen können geprüft, angenommen, abgelehnt oder in weitere Schritte überführt werden. So entsteht ein sauberer Übergang zwischen Recruiting, Onboarding und tatsächlicher Einsatzplanung.
- Bewerbungen mit Statusübersicht und Prüfschritten.
- Trennung von HR-Informationen und Produktionsdaten über Rollenrechte.
- Grundlage für Verträge, Dokumente und spätere Einsatzfreigaben.
03 / Dokumente
Onboarding, Verträge und Unterweisungen an einem Ort.
Verträge, Onboarding-Unterlagen, Sicherheitsunterweisungen, Festival-Mitarbeiter-Guides und weitere unterschriftspflichtige Dokumente werden digital organisiert. HR und Management sehen, welche Dokumente offen, bestätigt oder unterschrieben sind.
04 / Schichtplanung
Einsätze werden stations- und bereichsübergreifend geplant.
Die Schichtplanung bildet Beginn, Ende, Teamleiter, Bereich, Station, Einsatzdetails und Teamzuweisung ab. Auch Wechsel zwischen Stationen oder Bereichen bleiben nachvollziehbar. Dadurch sieht die Produktion, wer wann an welchem Punkt eingesetzt ist.
- Planung nach Tagen, Teams, Bereichen und Stationen.
- Teamleiter, Einsatzort und notwendige Schichtinformationen direkt sichtbar.
- Grundlage für Live-Teamsteuerung, Zeiterfassung und spätere Auswertung.
05 / Zeiterfassung
Einstempeln nur im definierten Eventbereich.
Die Zeiterfassung ist an den Eventbereich gebunden. Mitarbeitende können sich nur dort einstempeln, wo der Einsatz tatsächlich stattfinden soll. Pausen, Ausstempeln und Überstunden werden direkt in der App erfasst.
06 / Live-Teamsteuerung
Personal kann im laufenden Betrieb verschoben werden.
Wenn Positionen kurzfristig ausfallen, Bereiche überlastet sind oder Sicherheitsstellen neu besetzt werden müssen, kann die Produktionsleitung Mitarbeitende in andere Teams, Bereiche oder Positionen verschieben. Die Anpassung wird nicht nur kommuniziert, sondern im System abgebildet.
- Teamstatus und aktuelle Verfügbarkeit im Überblick.
- Kurzfristige Wechsel zwischen Positionen und Bereichen.
- Direkte Verbindung zu Schichtplanung, Chat und Live-Lage.
07 / Kommunikation
Direktchats, Teamchats und Durchsagen getrennt organisiert.
Kommunikation im Eventbetrieb darf nicht in unklaren Gruppen untergehen. FestivalHub trennt Direktchats, Teamkommunikation, Management-Chat, Produktionschat und Durchsagen. Wichtige Ereignisse können gezielt oder priorisiert an relevante Mitarbeitende gesendet werden.
08 / Geländeplan & GPS
Gelände, Posten und Ereignisse werden räumlich sichtbar.
Der Geländeplan zeigt das Festivalgelände als Karte. Berechtigte Mitarbeitende können im Live-Tracking auf bis zu 4 Meter genau zugeordnet werden. Dadurch lässt sich leichter prüfen, ob Posten besetzt sind oder ob sich jemand unerlaubt von einem sicherheitsrelevanten Standort entfernt hat.
- Live-Positionsprüfung im definierten Eventbereich.
- SOS-Meldungen mit genauer GPS-Position an das Produktionsteam.
- Unterstützung für Sicherheitsstellen, Bereichsleitungen und schnelle Lageeinschätzung.
09 / Fuhrpark
Fahrzeuge planen, anfragen und Schäden dokumentieren.
Die Fuhrparkverwaltung unterstützt Fahrzeuge im Stunden- oder Tagesdienst, kurzfristige Fahrzeuganfragen und eine einfache Schadensdokumentation. Schäden können mit Foto protokolliert werden, damit Übergaben und Verantwortlichkeiten später klarer nachvollziehbar sind.
10 / Line-up & Informationen
Programm- und Einsatzinformationen bleiben für alle verfügbar.
Line-up, Bühnen, Uhrzeiten, wichtige Änderungen und produktionsrelevante Hinweise können in der App bereitgestellt werden. Mitarbeitende erhalten so nicht nur ihren Schichtplan, sondern auch die Informationen, die sie für Orientierung und Auskunft im Festivalbetrieb brauchen.
- Line-up-Informationen nach Tagen, Bühnen und Acts.
- Zentrale Hinweise für Mitarbeitende und Teams.
- Reduzierung von Rückfragen an Teamleitung und Produktion.
Sicherheit und Datenschutz
GPS und Datenzugriffe werden bewusst begrenzt.
FestivalHub soll operative Kontrolle ermöglichen, ohne unnötige Datenerfassung zu erzeugen. Deshalb werden GPS-Funktionen, Rollenrechte und sichtbare Bereiche sauber voneinander getrennt.
GPS nur mit Bestätigung
Die Standortfunktion funktioniert nur mit Zustimmung und wird an den aktiven Arbeitseinsatz gebunden.
Nur während Arbeitszeit
GPS wird nicht außerhalb der aktiven Arbeitszeit genutzt. Während Pausenstempelungen wird kein GPS erfasst.
Intervall frei wählbar
Das Trackingintervall kann je nach Eventstruktur zwischen 2 und 20 Minuten eingestellt werden.
Getrennte Rollen
HR, Produktion, Management, Teamleitungen und Mitarbeitende können unterschiedliche Berechtigungen erhalten.
| Rolle | Typischer Zugriff | Nutzen im Betrieb |
|---|---|---|
| HR | Bewerbungen, Verträge, Onboarding, Dokumente, Freigaben. | Sensible Personaldaten bleiben in einem klar abgegrenzten Verantwortungsbereich. |
| Produktion | Schichtplanung, Live-Teamsteuerung, Gelände, Durchsagen, Ereignisse. | Operative Entscheidungen können während des Events schnell und nachvollziehbar getroffen werden. |
| Management | Gesamtübersicht, Rollen, Bereiche, Fuhrpark, zentrale Auswertungen. | Leitungsebenen behalten Kontrolle, ohne in jeden Einzelchat eingebunden zu sein. |
| Teamleitung | Eigene Teams, Schichten, Teamkommunikation und relevante Standortinformationen. | Teamleitungen sehen genau die Informationen, die sie zur Führung ihrer Bereiche brauchen. |
| Mitarbeitende | Eigene Schicht, eigene Dokumente, Chat, Line-up, Zeiterfassung und freigegebene Hinweise. | Die App bleibt fokussiert und zeigt nur einsatzrelevante Inhalte. |
Beta und Launch
Der Marktstart ist geplant. Die Beta läuft mit ausgewählten Eventteams.
Vom 01.08.2026 bis zum 31.12.2026 befindet sich FestivalHub in der Beta-Phase. In dieser Zeit arbeitet die Plattform bereits mit Eventteams und Festivals zusammen. Der offizielle Launch erfolgt am 04.01.2027.
01.08.2026
Start der Beta-Phase
Ausgewählte Eventteams und Festivals können FestivalHub im realen Betrieb begleiten.
01.08.–31.12.2026
Beta-Betrieb
Feedback aus Produktionen, Optimierung der Abläufe und Vorbereitung auf den offiziellen Marktstart.
04.01.2027
Offizieller Launch
FestivalHub wird für weitere Festivals, Eventteams und Produktionsleitungen verfügbar.
Kontakt
Beta-Zugang, Demo oder Partnerschaft anfragen.
Interessierte Festivals, Eventteams und Produktionsfirmen können eine Anfrage senden. Die Kontaktaufnahme sollte genügend Kontext enthalten, damit FestivalHub einschätzen kann, ob die Plattform zur Größe und Arbeitsweise des Events passt.